## 4 Menüpunkte ### 4.1 Ablage #### 4.1.6 Import ##### 4.1.6.1 Excel (CSV) ... Wenn Sie bereits Daten mit einer Tabellenkalkulation aufgenommen haben, können Sie diese in Familienbande übernehmen. Dazu dient die Funktion „Excel (CSV)-Import“. Damit haben Sie die Möglichkeit, Ihre vorhandenen Daten weitestgehend zu übernehmen. Für den Import müssen Ihre Daten im CSV-Format vorliegen. Das bedeutet, dass alle Spalteninhalte in Anführungen gesetzt und durch Komma getrennt werden. Wie Sie das erreichen, lesen Sie bitte im Handbuch Ihrer Tabellenkalkulation nach. Im Regelfall wird Ihnen eine entsprechende Funktion unter Export angeboten. Wenn Sie in Familienbande den Menüpunkt „Import Excel (CSV)...“ aufrufen, erscheint die Dateiauswahl, mit der Sie die zu importierende Datei angeben sollen. Nach der Auswahl erscheint der CSV-Importdialog. Normalerweise wird Familienbande bereits ein sinnvolles Trennzeichen (üblicherweise ",") anzeigen. Sollte das nicht korrekt sein, können Sie das Trennzeichen auch selbst vorgeben. Auch mehrere Zeichen können als Trennzeichen angegeben werden. Anhand des Trennzeichens erkennt Familienbande, wo ein neuer Wert beginnt. Haben Sie eine CSV-Datei mit den Spaltenwerten in Anführungen, so beginnt und endet jede Zeile mit einem ", Als Trennzeichen wird dabei aber "," benutzt. Erkennt Familienbande am Anfang einer Zeile das letzte der angegebenen Trennzeichen (hier "), so wird dieses entfernt. Für das Ende jeder Zeile wird auf das erste Zeichen geprüft und ggf. entfernt. Wenn Sie in der Spalte „gefunden“ reichlich Zeilen mit Ihren Angaben finden, haben Sie das richtige Trennzeichen gefunden. Sie können nun die einzelnen Zeilen den in Familienbande vorgesehenen Feldern zuweisen, indem Sie in der entsprechenden Zeile das Kontextmenü aufrufen. Normalerweise erreichen Sie das Kontextmenü über die Rechte Maustaste. Um das Geschlecht korrekt zuordnen zu können, braucht Familienbande Ihre Unterstützung. Tragen Sie in die Eingabefelder hinter männlich= und weiblich= den Text ein, den Ihre Tabellenkalkulation dort eingetragen hat. Findet Familinenbande einen abweichenden Text, so wird für die betreffende Person als Geschlecht unbekannt eingetragen. Damit Familienbande vorhandene Verweise übernehmen kann, müssen diese Angaben in der Tabelle bereits vorhanden sein. Die übliche Variante ist eine „Personennummer“, die jede Person genau definiert. Ist eine solche vorhanden, können auch Verweise vorhanden sein. Dazu wird es dann Spalten geben, die z.B. den Spaltentitel „Kind“ oder „Partner“ tragen und in deren Zellen dann die zugehörigen Personennummern eingeragen sind. Beispiel (gekürzt): "Indexnummer","Nachname","Vornamen","Partner","Ehedatum","Kind" "9","Obermeyer","Johann Henrich","11","15.09.1775","977" Hier hat der Herr Obermeyer in der Tabellenkalkulation die Indexnummer 9, diese wird im CSV-Import als Peronennummer definiert (über das Kontextmenü). Es folgt Nach- und Vorname, die Nummer des Partners, das Ehedatum und eine Nummer für ein Kind. Sie müssen in Familienbande also die Spalten mit der Nummer für den Partner und das Kind mit den Angaben Personennummer Partner und Personennummer Kind definieren. Es sind auch mehrere dieser Spalten für mehrere Partner, bzw. Kinder zulässig. Wenn Sie in der Tabellenkalkulation mehrere Partnerschaften vorgesehen haben, erwartet Familienbande alle zu einer Ehe gehörenden Daten als zusammenhängenden Block. Danach erst folgt die nächste Ehe. Beispiel (gekürzt): "Partner 1","Ehedatum1","Partner 2","Ehedatum 2,"Partner 3","Ehedatum 3" Ebenso könnten zwischen "Ehedatum1" und "Partner 2" noch der Eheort, ein Trennungsdatum, ein Trennungsort und eine Bemerkung zur Ehe eingetragen sein. Wichtig ist, dass nach der Personennummer Partner alle zu dieser Partnerschaft gehörenden Daten folgen, bevor die nächste Personennummer Partner folgt. Eine weitere Möglichkeit, Verweise automatisch erzeugen zu lassen ist der Auswahlpunkt „Verweise erzeugen anhand der Kekulé-Nr.“. Dazu müssen Sie eine Spalte als Spalte für die Kekulé-Nr. definiert haben. Es werden dann die Verweise bei allen Personen mit einer Kekulé-Nr. erzeugt. Sollten zuvor bereits andere Verweise durch eine evt. vorhandene Personennummer o. ä. erzeugt worden sein, werden diese Verweise überschrieben. Sie sollten nach dem Import die Plausibilität der importierten Daten überprüfen lassen (siehe Kapitel Plausibilitätsprüfung). Nachdem Sie alle Zeilen wunschgemäß zugeordnet haben, können Sie die eingestellte Zuordnung sichern. Dadurch können Sie die Zuordnung jederzeit unterbrechen, um später weiter zu machen oder zu einem späteren Zeitpunkt den Import erneut aufzurufen. Benutzen Sie dazu die entsprechend beschrifteten Buttons. Der Button „Andere Datei“ ermöglicht Ihnen, eine andere als die zuvor geladene Datei zu öffnen. Das ist hilfreich, wenn man versehentlich die falsche Datei geöffnet hat. Haben Sie sich nun entschieden und die gewünschten Einstellungen geladen, bzw. vorgenommen, sollten Sie die Kodierung einstellen. Jede Textdatei (eine CSV-Datei ist auch eine Textdatei) kann Umlaute und Sonderzeichen enthalten, die auf unterschiedliche Weise kodiert sein können. Wenn Sie wissen, welche Kodierung Ihre CSV-Datei nutzt, wird es Ihnen nicht schwerfallen, die richtige Einstellung zu finden. Wenn Sie nicht wissen, welche Kodierung die Richtige ist, können Sie versuchen, mit dem Handbuch Ihrer Tabellenkalkulation schlauer zu werden oder einfach einige ausprobieren. Wenn die Umlaute nach dem Import korrekt angezeigt werden, haben Sie die richtige Kodierung gefunden.Excel benutzt üblicherweise wohl „Windows Latin 1 (ANSI)“. Zumindest unter Windows hatte ich damit bereits Erfolg. Für Fall, dass in der Tabelle das Datum in der Schreibweise Jahr-Monat-Tag vorgenommen wurde, existiert auch noch ein Auswahlpunkt „Datum wandeln (1923-05-24 -> 24.05.1923)“ der das Datum in die von Familienbande bevorzugte Schreibweise Tag-Monat-Jahr umwandelt. Bleibt nur noch, den Button für den Import zu wählen. Der Rest geht von allein. CSV = Comma Separated Value, durch Komma getrennte Werte