## 4 Die Menüpunkte ### 4.4 Verwaltung #### 4.4.2 Dokumentenverwaltung Haben Sie die Dokumentenverwaltung über den Menüpunkt „Aktuelle Person ...“ oder den Button im Hauptfenster aufgerufen, bekommen Sie die Dokumentenverwaltung für die im Hauptfenster angezeigte Person angezeigt. Sie erkennen das auch daran, dass in der Fenstertitelzeile der Name der Person angegeben ist. In der Tabelle rechts oben, wählen Sie das Dokument aus, welches Sie angezeigt haben möchten. Die Reihenfolge, in der die Einträge angezeigt werden, lässt sich durch verschieben ändern. Um die neue Reihenfolge dauerhaft zu sichern, müssen Sie den Dialog anschließend mit [OK] verlassen. Wenn Sie Ihre Daten in ein anderes Programm überführen möchten, kann es wichtig sein, dass das Ausgabebild der erste Eintrag ist. Auf der linken Seite wird das Dokument dann angezeigt (sofern Familienbande dazu im Stande ist). Für einige Dokumentformate (Filme, Tondokumente, JPEG, TIFF, etc.) wird das Programm QuickTime benötigt. In der personenbezogenen Dokumentenverwaltung können Sie mit der Checkbox unterhalb des Bildes, das angezeigte Bild als „Ausgabebild“ festlegen. Das bedeutet, Sie wollen dieses Bild im Hauptfenster angezeigt bekommen. Mit Sounddateien können Sie das ebenfalls machen. Hier ist die Checkbox dann aber mit „Anzeigesound“ betitelt und die Tondatei wird beim Aufruf der Person abgespielt (vorausgesetzt, Sie haben das in den Einstellungen so vorgesehen). Auch Filme können, als «Anzeigefilm», auf diese Weise gekennzeichnet werden. Da aber nur für Film oder Bild Platz im Hauptfenster vorgesehen ist, wird immer der letzte Wunsch des Anwenders beachtet. Sound und Bild können gleichzeitig ausgegeben/angezeigt werden, wenn ein Film abgespielt werden soll, kann natürlich nicht gleichzeitig ein Bild angezeigt oder ein Tondokument abgespielt werden. Sie können bei Bildern, die als Ausgabebild gekennzeichnet sind, einen Ausschnitt definieren, mit dem Sie festlegen, welcher Teil des Bildes im Hauptfenster angezeigt wird. Somit kann ein einziges Gruppenfoto allen darauf vorhandenen Personen als Ausgabebild zugeordnet und nur der Ausschnitt anders festgelegt werden. Dadurch haben Sie nur ein Bild im Ordner für Bilder und Dokumente und Sie müssen nicht separate Bilder für jede Person erzeugen. Um den Ausschnitt festzulegen, wählen Sie das gewünschte Bild aus, setzen das Häkchen für „Ausgabebild“ und klicken abschließend auf den Button <Ausschnitt>. Das sich nun öffnende Fenster und dessen Bedienung wird im Kapitel 4.4.2.3 (Ausschnitt festlegen) beschrieben. Zu jedem Dokument können Sie eine Bemerkung eintragen, die im Stammbaum gesichert wird. Bei JPEG, TIFF und PSD (Photoshop-Dokumente) kann die Bemerkung in Form von IPTC-Daten vorhanden sein, diese können auf Wunsch ebenfalls angezeigt werden. Ob Sie die IPTC-Daten sehen möchten oder lieber die Dokumentdaten, entscheiden Sie mit den Radiobuttons [Bildbemerkung] und [IPTC-Daten]. Eine genauere Beschreibung von IPTC finden Sie unter Sonstiges. Die gewünschte Bemerkung wird dann in dem Eingabefeld der Karteikarte «Bemerkung» angezeigt und kann hier auch geändert werden (gilt nicht für IPTC-Daten). Ein Doppelklick auf das Bild (Film/Ton) startet ein externes Programm, dem die Datei zum Öffnen übergeben wird. So haben Sie die Möglichkeit, die Dokumente mit den entsprechenden Programmen zu bearbeiten (z.B. in einem Bildbetrachter1 IPTC-Daten ändern/hinzufügen). Den Doppelklick, zum Übergeben der Datei an ein externes Programm, können Sie auch auf den Tabelleneintrag ausführen. Zum Hinzufügen oder Löschen von zugewiesenen Dokumenten, dienen die gleichnamigen Buttons unten links im Fenster. Sie können auch mehrere Tabelleneinträge auf einmal markieren und gemeinsam löschen. Beim Löschen von Einträgen werden Sie gefragt, ob die dazugehörige Datei aus dem Dokumentenordner entfernt werden soll. Hierbei ist zu beachten, dass die Datei komplett von der Festplatte gelöscht wird (es ist auch nicht im Papierkorb!). Das Dokument steht dann nicht mehr zur Verfügung, wenn anderen Personen ebenfalls dieses Dokument zugewiesen wurde. Sind Sie unsicher, löschen Sie die Datei besser nicht. Es wird dann nur der Verweis auf das Dokument entfernt. Mit dem Button [Hinzufügen], rufen Sie die systemeigene Dateiauswahl auf und haben dort die Möglichkeit, eine Datei auszuwählen, die der Person hinzugefügt werden soll. Die angegebene Datei wird automatisch in den dafür vorgesehenen Dokumentenordner (siehe Einstellungen/Pfade) kopiert. Sollte dort bereits eine Datei mit gleichem Namen vorhanden sein, wird nachgefragt, ob die vorhandene Datei überschrieben werden soll. Was es mit dem Button Verweisbild auf sich hat, wird im Kapitel 4.4.2.4 Verweisbild beschrieben. Dort erfahren Sie auch etwas über den magentafarbenen Pfeil, den Sie in obigem Bild sehen können. Bleibt noch das Auswahlmenü, das Sie in der Tabelle aufrufen können. Der Menüpunkt «Dokument löschen» funktioniert wie der entsprechende Button. Die weiteren Menüpunkte finden sich nur in der personenbezogenen Dokumentenverwaltung. Sie dienen dazu, festzulegen, ob das Dokument im Quellenfenster angezeigt werden soll. Anhand des Bildes in der linken Tabellenspalte können Sie erkennen, ob und welcher Quellenangabe ein Dokument zugewiesen wurde. Um die Zuweisung zu einer Quellenangabe aufzuheben, dient «Quellverweis löschen», der letzte Eintrag des Auswahlmenüs. Es wird dann lediglich die Zuweisung zur Quellenangabe gelöscht, der Eintrag in der Tabelle selbst, bleibt vorhanden und kann ggf. wieder zugewiesen werden. Für Mac-Anwender empfehle ich den GraphicConverter, unter Windows eignet sich IrfanView mit den Plugins. Beide Programme unterstützen die Eingabe von IPTC-Daten. * Link zu GraphicConverter * Link zu IrfanView